Как преодолеть секретаря

Секретарь, принимающий входящие телефонные звонки в организациях, которые мы рассматриваем в качестве потенциальных клиентов, нередко служит серьёзным препятствие для совершения сделки. Многим продажникам знаком такой пример диалога:
- Мен. по продажам: "С кем можно переговорить по вопросам сотрудничества на предмет поставок товара"
- Секретарь: "Вы можете сбросить своё предложение по факсу или электронной почте, если оно нас заинтересует, то мы с Вами обязательно свяжемся."
- Мен. по продажам: "Но бы мне лично пообщаться с лицом принимающим решения"
- Секретарь: "У нас такие правила и мы ни с кем не соединяем!"

Я как, откровенный скептик на " чудодейственные технологи продаж", всё же считаю, что преодоление упрямого секретаря и прямой выход на лицо принимающее решения - уже является огромным делом. И успешное преодоление секретаря - это один из главных этапов к совершению сделки.
Давайте попытаемся подробно рассмотреть вопрос: "Как преодолеть секретаря?".


Если мы звоним с коммерческим предложением в малую организацию (скажем, численность 5 - 30 человек), то соединиться с необходимым лицом, отвечающего за принятие решения, не составит труда, включая и выход на директора. Это всё благодаря тому что:

  • в малых организациях нет спец.регламентов, запрещающих сотрудникам делать прямую адресацию на вышестоящих руководителей;
  • малые организации не избалованы гигантским количеством входящих предложений;
  • малые организации не избалованы большими скидками и спец.условиями от действующих поставщиков, поэтому они совершенно не "боятся" новых предложений и охотно идут на переговоры с новыми потенциальными поставщиками, в надежде получить более выгодных входных партнёров;
  • в малых организациях, редко бывает выделенного секретаря, "заточенного только на ответ по входящим телефонным звонкам", его функцию разделяют в какой-то мере все офисные работники;
  • в малых организациях, обычное нет "страшного руководства", на которого страшно переключить входящий телефонный звонок,  служебная иерархия менее дифференцированная, а корпоративные взаимоотношения более свойские (конечно, это не всегда так, но об этом в другой статье);
  • договориться с высокопоставленным представителем малой организации, практически всегда легче, чем с таковым из крупной компании, тем более если твоя цена хотя бы на несколько процентов дешевле, чем у действующего поставщика;
  • И, к великому к сожалению, малая организация в большинстве случаев, не даст таких совместных оборотов, сколько принесло бы сотрудничество с "крупняком".

Почему не надо слушаться секретаря
(сбрасывать своё КП по факсу, либо e-mailу и терпеливо ждать)

И вот мы делаем попытки обращения в крупные фирмы, и чем крупнее компании, тем чаще получаем ответы такого плана: "Сбросьте своё предложение по факсу, либо электронной почте, если оно нас заинтересует - мы с вами свяжемся". Попытки переспорить упрямого "живого автоответчика" оканчиваются ответом с его стороны - "У нас такие правила и мы ни с кем не соединяем". Разумеется, что предложение после такого диалога сбросить можно, но обратного звонка ждать не следует, скорее всего не свяжутся;

 

С крупными организациями дело обстоит совсем иначе, всё что я писал про малые компании, к крупным никоем образом не относится.

В крупных компаниях принято содержать в штате секретаря для принятия входящих сообщений, который действует по утверждённому регламенту.
Лично на своём опыте (когда сам работал наёмным "активным продавцом") я замечал необычное сходство в общении секретарей совершенно разных компаний, прям как будто это не секретари, а запрограммированные автоответчики. (я даже писал собственные програмные скрипты, имитирующие телефонное общение секретаря). Но говорят они не по программным алгоритмам, а всего лишь по установленным регламентам, которые можно выразить довольно-таки простой идеологией: "Не допускать к специалистам и тем более к руководителям настырных продавцов, пытающихся продать товар, дабы все характеристики и прочее должно быть написано в их коммерческом предложении, из которым мы сами выберем что нам нужно".
Эта идеология вполне справедлива, ведь крупные компании находятся под прицелом сотен, а то и тысяч продажников, которые будут порой попусту отнимать время у специалистов. И весь "огонь настойчивых продажников" принят взять на себя секретарь, вооруженный простыми алгоритмами ведения разговора. А из присланных предложений необходимые специалисты сами смогут отобрать что-либо нужное и выгодное - просмотр сотни файлов отнимет гораздо меньше времени и сил, чем ещё и дополнительное общение с сотней "менеджеров".

Казалось бы самый простой выход из этой ситуации - это сбросить в крупную компанию коммерческое предложение с заведомо самыми привлекательными условиями, как и просит их секретарь. А там как выйдет! Но не выйдет никак! Вам не перезвонят! И обратной реакции не будет. И вот почему:

  • Коммерческое предложение может не дойти до секретаря, например по причине большого размера прикреплённого файла (лучше вес прикреплённого файла укладывать в 2Мб), либо по сервер компании, исходя из заголовка предложения сочтёт его за спам и не пропустит.
  • А если оно и дойдёт до секретаря, то внутренние корпоративные сети крупных фирм зачастую работают нестабильно, что не гарантирует получение электронного документа другими сотрудниками предприятия.
  • Коммерческие предложения могут собираться в бессрочную корзину и никаким специалистам не передаваться.
  • Секретарь, может выполнить свою работу, передав коммерческое предложение необходимому специалисту, но необходимый специалист может поместить это предложение в корзину, а через какое-то время и вовсе удалить его.
  • Секретарь не понимает, какому сотруднику следует отдать КП и отдаёт кому попало, а этот "кому попало" просто выкидывает предложение.
  • Секретарь отдаёт коммерческое, казалось бы нужному специалисту, но этот специалист оказывается не тем человеком, кто компетентен рассматривать данное предложение, соответственно, вести внутреннего расследования на предмет - КТО компетентен рассмотреть КП от фирмы ООО "АО" никто не станет и коммерческое предложение уйдёт на выброс.
  • В крупные фирмы ежедневно поступает множество коммерческих предложений, что к ним уже все привыкли и никто их никак не воспринимает и толком не рассматривает, даже компетентные лица;
  • Изредка бывает и так, что поступившее коммерческое предложение доходит до нужного лица и бывает серьёзно рассмотрено, но тут включается в работу следующий внутренний регламент: "Отвечать на предложение потенциального поставщика можно только в том случае, если его цена как минимум на 5% ниже цены действующего "
  • Изредка бывает и так что условия в присланном предложении могут удовлетворять внутренний регламент, согласно предыдущему пункту, но нужное должностное лицо просит действующего поставщика подвинуться до Вашего ценового уровня.

Прикидывая с точки зрения теории вероятности возможность того, что с Вами свяжутся, после отосланного секретарю КП не превышает и 1-го %.

Единственным вариантом (а если не единственным, то самым лучшим) совершить сделку с крупной компанией - это найти уполномоченное должностное лицо принимающее решения и вести переговоры по поводу сотрудничества только с ним. И, для этого нам необходимо преодолеть секретаря.

Теперь о главном. Или как преодолеть секретаря.

Если вредного и упрямого секретаря рассматривать, как компьютерную программу, то в этой программе есть несколько слабых и уязвимых мест:

  • "Секретарь виснет" и нарушает алгоритм своей работы при большом количестве входящей информации, изобилирующей красноречивой массой умных терминов и уверенным настроем продавца.
  • "Скрипт секретаря" выполняет команду произнесения речи - "Вы можете сбросить своё КП по факсу или электронной почте", только определив в продавце незнакомою персону, звонящую в эту компанию в первые без конкретного обращения к кому либо. Если же Вы назовёте секретарю фамилию нужного человека, то будет выполнен скрипт проверки названной фамилии с кадровым составом фирмы и немедленная переадресация на нужную персону.
P.S. Я нисколько не хочу как-то ущемить либо дискредитировать представителей секретарской работы, а всего лишь смешным образом описываю типично повторяющиеся случаи из собственного опыта.
Я считаю, работу секретаря очень почётной и социально значимой, ведь даже Леонид Ильич Брежнев был секретарём, правда генеральным секретарём ЦК КПСС.
  1. В первом случае "уязвимости секретаря" Вам достаточно провести с секретарём диалог следующего плана:
    - На просьбу о высылании КП по факсу или электронной почте необходимо произнести следующую речь примерно такого содержания: "Я с большим удовольствием Вам сброшу предложение, и я точно знаю что оно будет в Вашей компании рассмотрено положительно, так как мои цены объективно самые низкие во всей стране. Но данный товар имеет очень много параметров и разновидностей, вот я бы хотел выяснить что именно Вам следует предложить.
    С кем можно пообщаться по данному вопросу?"

  2. Во втором случае, Вам следует заранее собрать информацию о целевой компании и узнать имя компетентного специалиста по Вашему предложению. И при звонке в компанию попросить секретаря соединить с тем то и тем то. Секретарь Вас непременно переадресует.
    Причём, самое интересное, что соблюдать регламент о запрете прямого переключения, призван только секретарь. Если Вы вышли на иного сотрудника целевой компании, но этот сотрудник не компетентен в Вашем предложении, то по просьбе он Вас (как обычно бывает) сориентирует и даст контакты нужного сотрудника.

  3. Ещё одним вариантом преодоления секретаря является звонок в иные службы крупной компании, телефоны которой выложены в открытом доступе, например в отдел кадров. К примеру, диалог можно выстроить подобным образом:
     - Продавец звонит в отдел кадров крупной компании: "Здравствуйте с кем можно переговорить по вопросам сотрудничества на предмет поставок ...того то и того..."
     - Отдел кадров отвечает: "Это отдел кадров, и мы не рассматриваем никаких подобных предложений. Пробуйте соединиться через секретаря!"
     - Продавец, понимая, что секретарь ему совсем не подойдёт, отвечает: "Вы знаете, я уже более часапытаюсь дозвониться до секретаря, но линия всё время занята, возможно на линии неполадки со связью. А мне вероятно нужен отдел снабжения, Вы могли бы мне подсказать как к ним дозвониться? Ведь Вы лучше всех знаете всех специалистов Вашей компании"
     - Отдел кадров скорее все6го ответит: "Попробуйте позвонить по телефону ххх-хх-хх, а там Вас поконкретнее сориентируют."

Эти простые способы я взял из собственной практики, которые в большинстве случаев оказывались эффективными и помогали успешно преодолеть секретарскую завесу.

Разное и интересное
Оценка эффективности и риска деятельности предприятий обрабатывающей промышленности 
Как известно одним из опережающих индикаторов состояния экономики развитых стран выступает “здоровье” обрабатывающей промышленности. C одной стороны, термин “здоровье” следует понимать как достаточный уровень эффективности (рентабельности) предприятий. С другой стороны, важной составляющей финансово-экономического состояния предприятия является уровень риска. Одним из рисков предприятия, от действия которого инвесторы несут значительные убытки, является риск неплатежеспособности и банкротства (далее, риск). Инвестиционная привлекательность как отдельного предприятия, так и группы предприятий (отраслей, видов экономической деятельности и т.д.), обязательно должна учитывать показатели эффективности, риска, а также соотношение эффективности и риска, причем не только в ретроспективе, но и в перспективе.